Funciones de Recepcionista

Según Luis Dimuro manifiesta en el capítulo 2 del libro “Manual Práctico de recepción Hotelera”

FUNCIONES DEL RECEPCIONISTA
	Funciones
EN RESERVACIONES	ü  Tomar las reservaciones de todo tipo: provisionales, confirmadas (no garantizadas) y garantizadas ü  Registrar las reservaciones en el plan de reservaciones o cuadro de disponibilidad. ü  Registrar las reservaciones en el libro de reservaciones. ü  Elaborar tirillas de reservaciones. ü  Usar el ordenador de reservaciones ü  Prepara los correspondientes listados de reservaciones. ü  Archivar formularios. ü  Analizar y satisfacer pedidos especiales.
DURANTE EL PROCESO DE CHECK-IN	v  Actualizar el estado situación de las habitaciones en el ordenador de habitaciones (sistemas manual y computarizado) v  Verificar la disponibilidad. v  Recibe al huésped individual y grupal. v  Manejar cupones de alojamiento. v  Verificar la reservación. v  Ofrecer opciones de habitaciones. v  Aplicar descuentos especiales. v  Ofrecer otros servicios. v  Registrar al huésped en ficha al individual. v  Controlar documentos de identidad. v  Garantizar la o las habitaciones. v  Registrar al huésped en el libro de entradas y salidas. v  Dar instrucciones al personal uniformado. v  Ubicar al huésped. v Comunicar el Check-in a todos los sectores implicados. v  Intervenir en situaciones especiales
DURANTE LA ESTANCIA DEL HUÉSPED	Ø  Promover la venta de los servicios que brinda el hotel. Ø  Proporcionar al huésped toda la información solicitada, tanto del hotel, como de la ciudad, país y región. Ø  Recibir y distribuir la correspondencia del hotel y de los huéspedes. Ø  Recibir y entregar telegramas, mensajes, telefónicos y faxes. Ø  Recibir y entregar paquetes. Ø  Atender las solicitudes de los huéspedes. Ø  Elaborar las partes de averías. Ø  Coordinación con el resto de hotel. Ø  Manejar los cofres de seguridad y cajas comunes. Ø  Resguardar, entregar y recibir llaves. Ø  Realizar cambios de habitación. Ø  Atender llamadas telefónicas que entran y salen. Ø  Coordinación con el resto del hotel. Ø  Intervenir en situaciones especiales.
MANEJO DE CUENTAS Y CAJA	§    Registrar ingresos y egresos. §    Abrir y mantener cuentas individuales y grupales. §    Realizar los controles necesarios (por ejemplo, arqueos de caja) §    Cambiar divisas. §    Realizar funciones e auditoria nocturna. §    Coordinación con el resto del hotel.
DURANTE EL PROCESO DE CHECK-OUT.	·     Verificar la existencia de consumo extras en los diferentes puntos de venta. ·     Solicitar la revisión de las habitaciones. ·     Cerrar y cobrar las cuentas individuales y grupales. ·     Solicitar firmas en el caso de una cuenta corriente. ·     Controlar las llaves de habitaciones y cofre de seguridad. ·     Agradecer y despedir al huésped ·     Modificar el ordenador de habitaciones. ·      Registrar salidas en el libro y plantillas de entradas y salidas. ·         Coordinación con el resto del hotel. ·         Actuar en situaciones especiales.

Algunas de las funciones varían según el tamaño, tipo y categoría del hotel; por ejemplo, en hoteles de porte pequeña quizá se agreguen funciones que en otras empresas estén asignadas al personal uniformado; o en hoteles grandes se separen las funciones de consejería y/o las de reservaciones, para que las desempeñe personal específico.